Einkauf 4.0 eine Wunderwaffe?

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In vielen Unternehmen sieht man im Einkauf noch etliche Potenziale, die es zu heben gilt. Im gleichen Atemzug werden dann fehlende globale Beschaffung und lange Reaktionszeiten als Kritikpunkte am Einkauf aufgeführt. Schnell wird dann auch der Grund gefunden: „Es ist die fehlende digitale Vernetzung zu internen und externen Geschäftspartnern und mangelnde Marktkenntnis. Mit der richtigen Technologie werden die Lücken im Einkauf ge­schlos­sen".

Die Lösung scheint dann nahe zu liegen, denn schließlich ist mit Industrie 4.0 sowieso die gesamte Firma gedanklich mit Globalisierung und Digitalisierung beschäftigt und fast jedes Unternehmen hat mehr oder weniger ambitionierte Pläne in unterschiedlichem Entwicklungsstadium auf dem Tisch. Oftmals kombiniert man dann das Thema mit der Einführung eines neuen ERP-Systems. „Dann ist der Aufwand nur einmalig und nicht so groß und anschließend läuft dann alles rund und effizient", so die Hoffnung und manch Software-Verkäufer oder Berater bläst in das gleiche Horn.

Aber, ist das realistisch und wie ist der Ansatz aus der Sicht des Einkaufs zu bewerten?

Status-Quo im Einkauf und Ursachenforschung

Wenn man heute den Alltag im Einkauf betrachtet, so fallen einem drei Dinge auf.

  • Viele Kaufentscheidungen werden – auch heute – außerhalb des Einkaufs getroffen.

Die Ursachen dafür sind vielfältig. Besonders häufig erlebe ich sowohl fehlende Einbindung des Einkaufs bei technischen Auslegungen als auch unabgestimmte Zusagen des Vertriebs an Kunden bezüglich Marken oder Lieferanten. Dies gilt für direkte Bedarfe über alle Warengruppen hinweg vom Bauteil bis zur fertigen Maschine aber auch für Investitionen und indirekte Bedarfe und Dienstleistungen.

  • Viele Einkäufer kennen neue und auch bestehende Lieferanten sowie die Beschaffungsmärkte nicht wirklich.

Warum ist dies so? Um sich mit den Märkten und den Lieferanten auseinander setzen zu können, benötigt man neben dem notwenigen Fachwissen auch Zeit und ein entsprechendes Reisebudget. In den letzten Jahren wurden viele Einkaufs­abteilungen deutlich „schlanker" gemacht, indem der Headcount reduziert wurde. In der Folge fehlt für Lieferanten-, Messebesuche und andere Marktrecherchen schlichtweg die Zeit und es wird auch kein Reisebudget geplant. Ist kein strategischer Einkauf etabliert, hat der operative Einkäufer somit nur die zeitlich eng getakteten Lieferantenbesuche im Haus als Informationsquelle. Der Zwang zu Sparen führt darüber hinaus dazu, dass Schulungen im Einkauf selten sind und wenn, dann in Bezug zum operativen Tagesgeschäft stehen und nicht auf Vertragsrecht, Internetrecherchen oder Lieferantaudits abzielen.

  • Der Großteil der werthaltigen Produkte wird bei einer Handvoll Lieferanten eingekauft, die man seit Jahren kennt. Ist dies mangelnder Einsatz im Einkauf? Ein Argument ist häufig der Druck aus Produktion und Technik, Lieferanten, die zuverlässig liefern nicht zu wechseln, auch wenn deren Preis nicht optimal ist. Ein weiterer Blick sollte auf die Unterlagen und die Zeitfenster der Beschaffung gerichtet werden. Sind Zeichnungen und Stücklisten wirklich auf dem aktuellen Stand und für andere Lieferanten nutzbar? Ich erlebe leider sehr oft, dass die Unterlagen – mache sogar vom Ist-Lie­feranten selber erstellt – nicht wirklich stimmen und/oder für global sourcing nicht verwendbar sind. Oftmals gibt es auch für komplexe Produkte keine wirklichen Lastenhefte, sondern nur Produktbeschreibungen der Lieferanten. Kommt dann noch ein sehr kurzes Zeitfenster hinzu, weil Unterlagen zum Zeitpunkt der Vertragsverhandlungen nicht existieren oder nicht finalen Stand haben, dann reduziert dies zusätzlich die Zahl der in Frage kommenden Lieferanten.

Löst nun Einkauf 4.0 die Probleme im Einkauf?

Natürlich hilft eine Digitalisierung dem Einkauf. Insbesondere, wenn darüber hinaus nicht werthaltige Tätigkeiten wie Dokumentenablage und Stammdatenpflege reduziert werden oder entfallen. Mehr Zeit für strategische Themen gibt es dann jedoch nur, wenn nicht parallel Köpfe abgebaut werden. Löst die systemtechnische Verfügbarkeit der Daten die heutigen Probleme des Einkaufs? Nur bedingt. Sind die technischen Unterlagen unzureichend oder noch nicht fertig oder vollständig, dann hilft auch eine schnelle digitale Verfügbarkeit selbiger wenig. Eine Vernetzung reduziert jedoch Abstimmungsaufwand, Rückfragen und Berichterstattung an interne Kunden erheblich. Dies machte bei Abteilungen – in denen ich die Aufwandsmessung gemacht habe – immerhin 40-55% der täglichen Arbeitsbelastung aus.

Fehlendes Fach- und Methodenwissen im Einkauf können auch noch so komplexe und vernetzte Softwarelösungen nicht kompensieren. Globale Recherchen zum globale sourcing setzt neben dem Was auch das Wie des Suchens voraus. Während wir alle im Zeitalter von Amazon, Zalando und Co. privat online shoppen, ist dies bei der Beschaffung für Produktionsbedarfe vor allem in ausländischen Märkten deutlich aufwendiger und schwieriger.

Unterschriftenregelungen, interne Prozessabläufe von der Bedarfsentstehung bis zur Buchung des Wareneingangs sowie Qualität und Umfang der Stammdaten tragen ihr übriges zu einem erfolgreichen Einkaufen auf globalen Märkten bei.

Sieht man nun Einkauf 4.0 als Startschuss, intern an diesen Stellschrauben zu drehen, dann ist in der Tat Einkauf 4.0 ein Instrument, um den Einkauf zu einem Center of Competence zu machen.


Warten auf den digitalen Rundumschlag des Unternehmens?

Nein. Auch wenn das Unternehmen einen gemeinsamen Vorstoß beschlossen hat, so sind im Einkauf viele vorbereitende Tätigkeiten durchzuführen, die im Vorfeld der Digitalisierung dringend notwendig sind und auch ohne X 4.0 die Qualität des Einkaufs deutlich verbessern.

Als ersten Schritt bietet sich die einkaufsinterne Überprüfung der

  • Stammdaten auf falsche, fehlende oder redundante Informationen
  • Vertragsunterlagen und -daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Templates und Textbausteine auf Verwendbarkeit für internationale Beschaffung, ggf. mit Abstimmung der Rechtsabteilung
  • insbesondere indirekten Bedarfe, die heute schon digital von den Fachabteilungen direkt über digitale Kataloge/Plattformen beschafft werden können, ohne über BANFen über den Einkauf nach Vorgabe der Fachabteilung bestellt zu werden.
  • Dienstleistungen, die heute schon schneller und besser digital beschafft werden können, wie Travel-Leistungen und wiederkehrende Dienste wie Übersetzungen, Wartungen und Kleinreparaturen.
  • Unterschriftenregelungen auf Sinnhaftigkeit und Effizienz. (Schlanke Prozesse setzen Vertrauen in die Eignung und Vertrauenswürdigkeit der Akteure voraus. Clevere Reportlösungen geben oftmals mehr Transparenz und Sicherheit vor Miss­brauch als strenge Unterschriftenregelungen.)
  • Qualifizierung der bestehenden Mitarbeiter gepaart mit der Überlegung, welche Anforderungen künftig an die entsprechende Funktion im Einkauf gestellt werden und welche HR-Maßnahmen zu treffen sind.

Bei den internen Kunden ist auch im Vorfeld zur Digitalisierungsoffensive durch Gespräche und Workshops Verbesserungspotenzial für den Einkauf zu finden. Neben der Durchsprache der kritischen Unterlagen können auch Wünsche, Abstimmungs­bedarfe und Schnittstellen von beiden Seiten gemeinsam analysiert und verbessert werden.

Auch auf dem Beschaffungsmarkt lässt sich im Vorfeld vieles verbessern und abklären. Angefangen bei der Klärung, welche Lieferanten ob und wenn ja welche digitalen Dokumente und Informationen austauschen können bis hin zu Plattformanbindun­gen und Katalogpflege durch Lieferanten können schnell Verbesserungen erzielt werden. Manche Plattformen für Katalogbeschaffung, e-Ausschreibungen und Travel-Management können im ersten Schritt als Stand-alone-Lösungen und später in ERP-Systeme ohne größeren Aufwand integriert werden. Auch lassen sich Internetrecherchen und der Besuch von Messen und IHK-Veranstaltungen in das Tagesgeschäft einbauen, ohne Einkauf 4.0. Die so gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen helfen dann auch bei der Beschleunigung der Umsetzung von Lösungen für Data- und Process-Mining und e-global-sourcing.

Veränderungen richtig angehen

Einkauf 4.0 richtig angegangen kann den Einkauf deutlich nach vorn bringen. Zu glauben, dass „Digital" die Probleme der Gegenwart löst ohne Vorarbeit und Qualifi­zie­rung der einkaufenden Mitarbeiter im und außerhalb des Einkaufs bleibt aus meiner Sicht Wunschdenken. Jede Veränderung ist unbequem, ungewiss und ist mit Aufwand verbunden, jedoch ist es in der heutigen Zeit nicht mehr eine Entscheidung des Einzelnen sondern mehr die Frage: „Ändere ich mich aktiv oder werde ich durch mein Umfeld gezwungen." Wenn der Einkauf seiner Rolle als Wertebringer und Fenster-zum-Markt gerecht werden will, so sollte er auch in diesem Thema vorangehen.

 

Comments 2

Uwe Sunkel on Tuesday, 13 February 2018 16:06

Schon der dritte Blogbeitrag von Rainer Fioriolli zum Thema Einkauf - prima gemacht und wie immer lesenswert!

Schon der dritte Blogbeitrag von Rainer Fioriolli zum Thema Einkauf - prima gemacht und wie immer lesenswert!
Rainer Fioriolli on Tuesday, 13 February 2018 17:06

Danke

Danke :D
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Thursday, 19 April 2018

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